konsultan hotel

Nara Sumber Artikel : Peter J. Soehardjo, MBA

1. Presentasi ini kami buat dengan tujuan untuk berbagi pengetahuan ataupun knowledge, yang sangat mendasar tetapi besar manfaatnya bagi pengusaha yang ingin membangun usaha dibidang perhotelan, bagi para manager yang ingin memiliki "added value" dan kinerja yang lebih baik, maupun bagi mahasiswa yang memilih perhatian khusus di bidang/jurusan perhotelan.
2. Pengetahuan yang dimaksud bersifat umum yang sifatnya bisa saja berubah di masa mendatang.
3. Kebanyakan literatur yang kita temui, bahkan materi yang diajarkan di berbagai lembaga pendidikan perhotelan, cenderung mengarah ke ilmu manajemen(pengelolaan/pengoperasian) dan sangat sedikit yang memberikan pengetahuan tentang  pembangunan Hotel sebagai sebuah industri.
4. Oleh sebab itulah kami ingin berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam bidang yang telah kami peroleh selama puluhan tahun berkarya di industri perhotelan ini.

Menguasai pengetahuan ini sangat penting, oleh karena perkembangan yang sangat cepat terus     terjadi pada industri perhotelan, terutama disebabkan oleh peluang yang timbul, selera dan kebutuhan konsumen yang selalu bertambah dan berubah.

yang mana menuntut juga perubahan keseluruhan konsep yang mencakup :

Perencanaan, pemilihan lokasi, pendanaan, strategi pemasaran & penjualan, sistim pengelolaan maupun kriteria SDM  yang akan dipekerjakan sebagai pimpinan maupun karyawan secara keseluruhan.

Pengetahuan/knowledge tersebut akan kami presentasikan secara singkat, meskipun menyadari bahwa dalam waktu yang sangat terbatas ini tidak mungkin mencakup semuanya .

INDUSTRI  PERHOTELAN

1. HOTEL adalah suatu jenis akomodasi non permanent yang secara komersial dikelola untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman, pelayanan serta jasa-jasa lain bagi umum.
2. Usaha dibidang perhotelan telah berkembang sedemikian rupa sehingga merupakan komponen yang sangat berarti dalam industri pariwisata.
3. Seperti diketahui, komponen pariwisata lainnya adalah : transportasi, tours & travel, obyek-obyek wisata, hiburan/entertainment dan perbelanjaan.
4. Usaha perhotelan dengan pengusahaan dan aktivitas pariwisata lainnya dapat dikatakan saling tergantung , saling mendukung  dan saling menguntungkan.

    Gambaran:

1. Menurut hasil penelitian, pengeluaran wisatawan mancanegara di Indonesia untuk akomodasi merupakan yang tertinggi dibandingkan lain-lain pengeluaran selama kunjungannya.
2. Oleh adanya produk-produk dan jasa dalam aktivitas pariwisata itulah maka usaha-usaha tersebut kemudian disebut sebagai sebuah industri.
3. Tersedianya hotel-hotel yang baik meningkatkan citra suatu Negara, terutama yang sedang berkembang, karena merupakan prasyarat bagi orang-orang yang melakukan perjalanan jauh dari tempat tinggalnya, bagi para wisatawan, para investor, pengusaha / pedagang , diplomat asing  maupun masyarakat dan pengguna jasa lainnya.
4. Hotel memberikan kesempatan kerja dalam jumlah yang besar, juga merupakan penyumbang pajak yang besar bagi Negara dan saat ini merupakan penghasil devisa terbesar setelah minyak & gas bumi.

KETERIKATAN HOTEL DENGAN BEBERAPA UNSUR YANG TAK TERPISAHKAN

Usaha perhotelan mempunyai kaitan atau hubungan yang tidak dapat dipisahkan dengan beberapa unsur yang punya kepentingan yang berbeda-beda berikut ini :

1. PEMILIK / INVESTOR
2. PENYANDANG DANA / BANK
3. PENGURUS / PENGELOLA
4. PEKERJA
5. PARA TAMU / PENGGUNA JASA
6. PEMASOK ( SUPPLIERS )
7. PESAING
8. PEMERINTAH / PENGUASA
9. PENDUDUK / MASYARAKAT 
10. LINGKUNGANNYA

8 (DELAPAN) KARAKTERISTIK  KHUSUS INDUSTRI PERHOTELAN :

1.  CAPITAL INTENSIVE

2.  LABOR INTENSIVE

3.  SENSITIF DALAM PERSAINGAN

4.  SENSITIF TERHADAP PERUBAHAN KONDISI

5.  HETEROGEN DALAM PELAYANAN

6.  YANG DIJUAL ADALAH INTANGIBLE

7.  PRODUKNYA PERISHABLE

8.  INSEPARABILITY DENGAN GEDUNG DAN LOKASINYA

Produknya harus dikonsumsi ditempat produk itu dihasilkan, sehingga pembeli harus mendatangi hotel.

1.CAPITAL INTENSIVE

Membangun dan mengusahakan sebuah Hotel memerlukan Modal yang besar, Investasinya berjangka panjang , "yield"nya rendah dan lamban.

2.  LABOR INTENSIVE

Hotel mengerjakan pekerja terampil yang berlatar belakang pendidikan hotel dalam jumlah yang besar, baik karena jasa pelayanan belum banyak yang dapat digantikan oleh mesin, juga karena hotel beroperasi 24 jam yang memerlukan 3 shift.

3.  SENSITIF DALAM PERSAINGAN

Elastisitas permintaan (demand) oleh karena penurunan jumlah kunjungan wisatawan atau jumlah hotel-hotel dengan kelas dan type sama yang berlebihan disuatu tempat, akan cepat berdampak kepada perang tarif. Belum lagi soal Citra, Brand Name, Lama-Baru, Selera Konsumen, Marketing Mix  dll.

4.  SENSITIF TERHADAP PERUBAHAN KONDISI

Kondisi Ekonomi, Sosial, Budaya, Politik dan Keamanan serta Ketertiban / Kepastian Hukum sangat besar pengaruhnya terhadap pengembangan dan  kegiatan usaha perhotelan pada umumnya.

5.  HETEROGEN DALAM PELAYANAN

Service outputnya ( produktifitas kerja karyawan) bervariasi, baik dalam cara, kualitas, waktu maupun tempatnya.

6.  YANG DIJUAL ADALAH INTANGIBLE

Contoh barang dan jasa yang dijual tidak bisa dibawa-bawa untuk ditunjukkan kepada calon pembeli, sehingga harus pandai-pandai meyakinkan mereka dengan memperlihatkan gambar-gambar / brochures dan janji-janji.

7.  PRODUKNYA PERISHABLE

Barang yang dijual tidak dapat disimpan atau ditimbun : kamar yang tidak terjual pada suatu hari berarti hilanglah pemasukan pada hari itu.

8.  INSEPARABILITY DENGAN GEDUNG DAN LOKASINYA

Produknya harus dikonsumsi ditempat produk itu dihasilkan, sehingga pembeli harus mendatangi hotel.             

LOKASI , KELAS, STANDAR dan TYPE HOTEL

Hotel yang dibangun dengan memperhatikan kelas / bintang

* Melati

* Bintang 1 s/d 5

* Boutique

Hotel bisa juga disebut berdasarkan standarnya fasilitas dan pelayanannya :

* Traditional

* National

* International

Hotel dapat pula berbeda-beda typenya :

* Cottages / Bungalows

* Villas

* High Rise Building  / Multi Storey Building

* Low Rise Building

MEMBANGUN SEBUAH HOTEL

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan  dengan hati-hati sebelum membangun sebuah Hotel, antara lain ialah bahwasanya :

1. Pembangunan Hotel merupakan investasi dengan modal yang sangat besar dan untuk  jangka panjang (long term)
2. Peningkatan keuntungan yang  kecil dan lambat (low and slow yield).
3. Disamping itu diperlukan :TANAH DILOKASI  YANG  STRATEGIS, SUMBER DANA UNTUK  PEMBANGUNAN, KONSULTAN AHLI  PERHOTELAN, KONSEP PEMBANGUNAN, PERIZINAN
   
4. Meskipun Pemilik / Investor  mempercayakan pengelolaan & pengoperasian Hotelnya kepada Perusahaan Pengelola yang kondang, pada umumnya diperlukan waktu yang sangat lama untuk bisa mendapatkan pengembalian dana yang diinvestasikannya, apalagi menikmati keuntungan.
5. Sebaliknya Perusahaan Pengelola dengan mengandalkan system pengelolaan hotelnya, kemampuan memasarkannya, keahlian dan ketrampilan  para karyawannya, sejak Hotel mulai dioperasikan sudah mendapatkan Management Fee serta Incentive Fee apabila pengoperasian berhasil mendapatkan keuntungan kotor (bukan dari Net Profit). Demikian pula Karyawannya yang bisa menikmati uang service 10% dari Revenue disamping gaji dan tunjangan-tunjangan.
6. Oleh sebab itu untuk memperkecil risiko, maka sebuah Studi Kelayakan merupakan suatu hal yang  mutlak harus dilakukan, sebelum melaksanakan proses pembangunan, untuk meyakinkan bahwa pembangunannya punya prospek yang baik.

STUDI KELAYAKAN

Sebagaimana telah kami ingatkan, sebuah Studi Kelayakan harus dilakukan sebelum melaksanakan pembangunan.

Studi kelayakan minimal berisi analisa tentang kekuatan dan kelemahan, peluang dan hambatan (SWOT Analysis) dan kriteria kelayakan investasi, artinya pembangunan ini  akan menguntungkan atau tidak.

Kerangka dasar Studi Kelayakan  adalah sebagai berikut :

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
2. Subyek & Ruang Lingkup Studi
3. Metodologi
4. Biaya Studi

 PROFIL INVESTOR

1. Sebagai Pengusaha dibidang apa
2. Visi & Misinya
3. Track Record

 PROYEK YANG DIRENCANAKAN

1. Konsep Pembangunan
2. Tanah & Lokasinya
3. Lingkungan (Environment)
4. Kapasitas Proyek
5. Jumlah dan Type-type kamarnya
6. Fasilitas Pendukung

Klasifikasi Hotel

7 (TUJUH) ASPEK PENTING DALAM PERSIAPAN  PEMBANGUNAN:

1. ASPEK LEGAL

2. ASPEK TEKNIS  &  ARSITEKTURAL

3. ASPEK ORGANISASI & MANAJEMEN

4. ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA

5. ASPEK KEUANGAN

6. ASPEK PEMASARAN

7. ANALISA DAMPAK LINGKUNGAN

     1. ASPEK LEGAL

*  Badan Hukum

*  Kepemilikan tanah

*  Perijinan

*  Peraturan-peraturan Daerah

*  Perjanjian / Kontrak-kontrak

    2. ASPEK TEKNIS  &  ARSITEKTURAL

*  Peta dan tapak tanah

*  Analisa Kondisi dan Karakteristik Site

*  Aksesibilitas & Transportasi

*  Desain / Type Bangunan

*  Struktur Bangunan

    3. ASPEK ORGANISASI & MANAJEMEN

*  Profil Perusahaan (Owning Company)

*  Calon Pengelola (Management Company)

*  Pilihan Cara Pengelolaan

     4. ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA

*  Struktur Organisasi

*  Kompetensi, Jumlah & Tugas-tugas karyawannya

*  Peraturan Ketenagakerjaan

*  Peraturan Perusahaan

    5.ASPEK KEUANGAN

            *  Equity

            *  Biaya Proyek

            *  Rencana Pembiayaan Proyek

            *  Sumber Dana

            *  Proyeksi Rugi-Laba & Arus Kas

            *  NPV, IRR, ROI, ROE dan Pay Back Period

            *  Kriteria Kelayakan Investasi

        6. ASPEK PEMASARAN

           *  Analisa Pasar ( Supply & Demand )

           *  Analisa Persaingan ( Competition & Comparative Study )

           *  Peluang & Rekomendasi pilihan Pasar

           *  Spesifikasi Pengembangan Produk

        7. ANALISA DAMPAK LINGKUNGAN (AMDAL)

*  Sumber Air bersih

*  Pembuangan Limbah padat & limbah cair

*  Pengelolaan Limbah

*  Sertifikasi

PERSIAPAN PEMBANGUNAN DENGAN MEMPERHATIKAN KE-7 ASPEK PENTING

1. ASPEK LEGAL

    1. Pendirian Badan Hukum merupakan prasyarat utama.

    2. Beberapa Perijinan yang diperlukan, minimal adalah :

1. Ijin peruntukan tanah
2. Ijin lokasi
3. Ijin Mendirikan Bangunan
4. Undang-undang Gangguan
5. Ijin Prinsip / Ijin Sementara Usaha Perhotelan (berlaku 3 tahun)
6. Ijin Tetap Usaha Perhotelan, yang mencakup 18 perijinan, termasuk antara lain Penggunaan Lift, Boiler, Penyehatan Makanan, Penggunaan Kolam Renang, Laundry & Dry Cleaning, Keramaian, Minuman keras dll.

1. 3. Kewajiban memenuhi berbagai peraturan yang dikeluarkan oleh PEMDA
   4. Kewajiban memenuhi ketentuan Standard dan Golongan Kelas / Bintang.
   5. Perlindungan kepada tamu dan keselamatan kerja staf & karyawan.
   6. Sanitasi, hygiene dan analisis dampak lingkungan

 

2. ASPEK  ARSITEKTUR DAN TEKNIS

n  Setelah membuat Konsep pembangunan hotel yang diinginkan, maka Arsitek diminta  menginterpretasikannya kedalam sebuah Artist Impression.         

n  Dalam merencanakan pembangunan hotel selain harus memperhatikan segi keindahan /estetika (Architectural Design) yang sesuai dengan konsep yang didasari oleh visi & misinya, juga tidak kalah pentingnya segi fungsi-fungsi operasional didalam hotel yang harus memenuhi persyaratan untuk pengelolaan yang  berkaitan dengan

1. alur lalu-lintas kendaraan ( flow of traffic)
2. alur tamu (flow of guests)
3. alur pelayanan (flow of services)
4. alur barang (flow of goods)
5. alur dokumen (flow of documents)

Yang pada umumnya mengutamakan :

1. kenyamanan,
2. efisiensi
3. menghindari kesimpang-siuran dan tabrakan

3. ASPEK MANAJEMEN

Yang harus diperhatikan dalam menentukan siapa yang akan menjadi Calon Pengelola Hotelnya ialah:

n   Pertama: mengetahui apakah Calon Pengelola dapat dipercaya dan diyakini dapat          beradaptasi dengan Budaya Perusahaan dan visi&misinya ,  maka perlu ditest hal-hal berikut :

1. Kemampuan pengoperasian & pengelolaan Hotel sesuai klasifikasi yang ditentukan.
2. Citra / reputasinya.
3. Kemahiran dan kehandalan dalam  pemasaran & penjualan maupun jaringannya.
4. Track record (pengalaman yang sukses).

n  Kedua: harus diperhatikan Hak & Kewajiban masing-masing yang dituangkan dalam Perjanjian Pengelolaan & Pengoperasian yang akan ditandatangani.

Ketiga: apakah memiliki Sistim Manajemen yang sesuai dengan hotelnya , mulai dari Pemasaran & Penjualan, Sumber daya Manusia, Keuangan & Accounting, Rooms Division, Food & Beverage Division, Purchasing sampai ke Security maupun Maintenance&Engineering.

Keempat: Penyiapan Business Plan (Marketing & Budget Plan) yang perlu disepakati bersama.

Kelima: Penyiapan Daftar Furniture/Fixtures/Equipments dan Pengadaan supplies seperti :

1. Housekeeping supplies (linen & towels, Cleaning chemical,  uniform)
2. Guest Supplies ( Amanities, Stationary, Printed matters)
3. F&B Supplies ( makanan & minuman, table clothes, napkins)

4. ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA

Mempersiapkan sumber daya manusia haruslah dianggap sebagai hal yang sangat serius.  Perusahaan harus mengerti Tenaga kerja bagaimana dan berapa jumlahnya yang diperlukan oleh Struktur Organisasi hotelnya, menguasai Perundang-undangan menyangkut hubungan kerja antara Perusahaan dan Karyawan, seperti kontrak kerja, pengupahan, hak & kewajiban kedua pihak, pemutusan hubungan kerja, pensiun, pesangon, dsb.

Pengelola yang ditunjuk akan menetapkan :

1. Organization Chart (Struktur atau Bagan Organisasi)
2. Human Resources Management System, (Manualnya, SOP, Job Requirements dan Job Descriptions masing-masing karyawan, Data base dll)
3. Persyaratan karyawan  a.l. pengetahuan dasar perhotelan, memiliki keterampilan, pengetahuan, pengalaman bekerja dihotel, mahir dalam bidang tertentu, berperilaku baik dan bersertifikasi profesi)
4. Employees strength (Berapa jumlah tenaga kerja) yang akan ditempatkan dimasing- masing bagian (Manning Table)
5. Mempersiapkan Peraturan Perusahaan, (antara lain adalah Perjanjian atau Kontrak Kerja dan House Rule).
6. Melaksanaan Recruiting, selecting, training dan placements (penempatan dari para calon karyawan yang telah terseleksi).
7. Apabila terbentuk Persatuan Karyawan maka perlu diatur Kesepakatan Kerja Bersama   (Collective Labor Agreement)
   

5. ASPEK PEMASARAN

   Diawali dengan studi dan penelitian tentang pasar yang ada dan pasar yang potensial,persaingan dan permintaan yang berkembang, maka ditetapkanlah Strategi Pemasaran yang mencakup kegiatan-kegiatan dibidang :

RESEARCH, ANALYSIS & PLANNING (Penelitian, Penganalisaan dan Perencanaan)

SALES (Kegiatan penjualan)

ADVERTISING & PROMOTIONS (Periklanan dan kegiatan-kegiatan untuk menunjang penjualan, serta pilihan media    yang tepat sehingga iklan jadi efisien biayanya dan efektif mengena sasarannya)

PUBLIC RELATIONS & PUBLICITY (Humas yang memberikan informasi, upaya pendekatan, pengenalan dan loyalitas pelanggan)

REPRESENTATIONS (Pilihan Agen Penjualan dan Marketing Network, Keanggotaan pada Organisasi sejenis, Trade shows, Mewakili Perusahaan didalam berbagai Events).

6. ASPEK KEUANGAN

Kalau ada peluang untuk membangun sebuah hotel, buatlah Studi Kelayakan dulu untuk memperkecil risiko, melihat prospeknya dll. Ingatlah bahwa pada umumnya pihak Perbankan menganggap bahwa  membiayai pembangunan hotel itu berisiko tinggi dan jangka waktu pengembalian kredit singkat

Yang dimaksud dengan Aspek Keuangan mencakup :
a. SUMBER DANA
    (Modal sendiri, Pinjaman, Penyertaan Saham)
b. STUDI KELAYAKAN
    ( Utamanya menyangkut Operating Projection, Cash flow, IRR,  NPV, ROI, ROE, Payback period)
c. BIAYA PEMBANGUNAN
  (Modal Dasar, Pinjaman, Biaya Pra-Pembangunan, Biaya Konsultan, Biaya Arsitek, Biaya Konstruksi)
d. BIAYA LAIN-LAIN
    (Manajemen Proyek, Perijinan, Asuransi, Bunga Pinjaman, Pajak dll)
e. SYSTEM AKUNTANSI HOTEL
   (Chart of Accounts, Inventory maupun System Pelaporannya).

System ini dimaksud untuk dapat membandingkan kinerja (performance) pengelolaan hotelnya dengan hotel sejenis  lain-lainnya diseluruh dunia yang mengikuti uniformed system tersebut.

 

7. ASPEK LINGKUNGAN 

 Aspek Lingkungan meliputi :

1. Pengamanan & Pemeliharaan Lingkungan
2. Pelestarian & Penyeimbangan Eco-system
3. Pengelolaan  Limbah Padat, Limbah Cair dan Limbah lain yang berbahaya seperti gas, accu bekas
4. Bebas dari debu dan asap
5. Bebas dari kebisingan
6. Budaya hemat energy (effective & efficient)

Upaya-upaya untuk Penghematan dalam Penggunaan Sumberdaya Alam a.l. dengan cara:      

1. REDUCING

2. RE-USING

3. RECYCLING

4. Meningkatkan penggunaan Green Products

PROSES PEMBANGUNAN

Pembangunan fisik sebuah Hotel bertaraf internasional Berbintang 3 – 5  pada umumnya memakan  waktu sekitar 2 tahun setelah proses dibawah ini   dilaksanakan :

1. PENENTUAN TANAH DILOKASI YANG STRATEGIS
2. KONSEP PEMBANGUNAN YANG LAYAK  JUAL
3. ARTIST IMPRESSION
4. ARCHITECTURAL DESIGN
5. PENYESUAIAN KONSEP
6. SITE PLAN & DETAIL DRAWING
7. PENUNJUKAN MANAGEMENT PROYEK
8. WORKING DRAWING
9. PEMILIHAN KONTRAKTOR
10. PELAKSANAAN PROYEK

1. PENENTUAN TANAH DILOKASI YANG STRATEGIS

1. Berada ditempat tujuan wisata atau pusat kegiatan ekonomi
2. Dapat dijangkau dengan mudah / dilalui transportasi umum
3. Dilingkungan yang baik, tertib, aman dan disenangi orang

2. KONSEP PEMBANGUNAN YANG LAYAK  JUAL

1. Ada market demand (permintaan pasar) dan tidak akan lekas over supply  (kelebihan pasokan)
2. Diperkirakan menguntungkan sehingga pengembalian modal yang tidak terlampau lama
3. Mudah mendapat kredit dari Bank karena tidak dianggap “credit risk”

3. ARTIST IMPRESSION

Dibuatkan gambar Impresi Pelukis untuk “menterjemahkan” bentuk bangunan menurut  keinginan Investor

4. ARCHITECTURAL DESIGN

1. Pengembangan gambar-gambar interpretasi Arsitek tentang Konsep Pembangunan yang dimaksud oleh Investor  dalam bentuk Desain awal.
2. Pemanfaatan contour tanah
3. Memperhatikan KLB (Koefisien Luas Bangunan) dan KDB (Koefisien Dasar Bangunan)
4. Pemanfaatan lahan yang efisien

5. PENYESUAIAN KONSEP

1. Hasil  pembahasan Studi Kelayakan yang dilakukan bersama dengan Konsultan Ahli Perhotelan, maupun perizinan  yang akan didapat, akan menentukan Konsep yang paling ideal / tepat untuk rencana pembangunan
2. Suatu pembangunan hotel yang tidak dipersiapkan dengan baik menurut disiplin ilmu perhotelan, akan sangat  berisiko tinggi, oleh karena itu sejak Awal pengembangan gambar perlu dilibatkan seorang Konsultan Ahli  Perhotelan atau Perusahaan yang akan ditunjuk sebagai pengelolanya.

6. SITE  PLAN & DETAIL DRAWING

1. Site Plan yang lengkap dan Gambar-gambar Schematic yang rinci dipersiapkan.
2. Pada tahap ini Konsultan Ahli Perhotelan mutlak diperlukan untuk menjamin  kecocokan   estetika dengan  fungsi-fungsi operasional                       
3. Banyak pula Calon Pengelola yang pada tahap ini sudah minta untuk dilibatkan.

7. PENUNJUKAN MANAGEMENT PROYEK

1. Investor perlu menunjuk Management Proyek yang akan menangani dan mengawasi proses pembangunannya. Management proyek yang dipimpin oleh Project Director akan menunjuk seorang MANAGER KONSTRUKSI     (Boleh dipilih apakah Perusahaan atau perorangan) yang mengkoordinir pelaksanaan dilapangan.
2. Manager Konstruksi (MK) harus kompeten dalam bidangnya,berpengalaman dalam pembangunan hotel, sehat  jasmani dan rohaninya, punya komitmen, menghayati dan akan mengamalkan Visi & Misi Investor, berwibawa, bijaksana dan daya kreatifitasnya tinggi.

8. WORKING DRAWING

1. Arsitek mempersiapkan Gambar-gambar Kerja yang segera dipelajari dan dikomunikasikan dengan MK maupun Konsultan / Calon Pengelola.
2. Gambar-gambar ini nantinya diarsipkan sebagai “As built Drawings”

9. PEMILIHAN KONTRAKTOR

1. Selain memilih Kontraktor yang bonafide, punya track  record kesuksesan dalam pembangunan, pengalaman membangun hotel dsb,
2. Bisa juga kontraknya dibuat dengan cara borongan atau “Turn Key”
3. Perlu pula dipertimbangkan apakah baik melakukan tender untuk memilih Main Contractor dan dipilih para Sub Contractorsnya, atau bisa juga tanpa Main Contractor.

10. PELAKSANAAN PROYEK

1. Demi efisiensi dan efektifitas Pelaksanaan Proyek perlu diawasi secara kontinu oleh Direksi Proyek maupun Arsitek  Perancang bangunannya.  
2. Durasi proses pembangunan pada umumnya berkisar antara 18 – 24 bulan…

6.   LINGKUP PEKERJAAN DAN METODA

      PELAKSANAAN PROYEK

 * PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

1. Hal penting yang harus dipersiapkan dalam Perencanaan Proyek yaitu :
2. Identifikasi items pekerjaan yang akan dilaksanakan, mulai dari dokumen- dokumen Perjanjian antara Pemilik dengan Contraktor, berbagai Perijinan dsb.
3. Memahami / menterjemahkan Konsep, Artist Impression dan Architectural Design, Gambar-gambar / Blue print dan Gambar-gambar kerja
4. Metoda Pelaksanaan
5. Kontrak-kontrak
6. Sumber Daya Manusia
7. Peralatan yang harus disediakan
8. Anggaran Biaya dan Cash Flow
9. Waktu dan Jadwal pelaksanaan
10. Kurva - S
11. Menentukan sektor-sektor kritis yang perlu ekstra pengawasan

 

* SITE  PLANNING

Site Planning dibuat untuk mengatur & menempatkan segala sesuatu

yang di perlukan dalam pelaksanaan pembangunan, meliputi :       

1. Gerbang Utama
2. Jalan sementara dalam lingkungan
3. Alur jalan kerja
4. Sistem drainage dan kolam penampungan air
   Directie Keet / Kantor Pimpinan Proyek

 

* PEKERJAAN PERSIAPAN  PROJECT

   Pekerjaan persiapan mencakup :

1. Koordinasi antara Pemberi Tugas – Manager Konstruksi – Pengawas – Para Konsultan Arsitektur, Struktur, Mechanical & Electrical – Quantity Surveyor – Kontraktor/s – Group Leader Tenaga kerja lapangan.
2. Pengawasan Pengukuran (setting out), Pembongkaran bangunan lama (kalau ada) dan penentian titik-titik Tiang Pancang serta pembuatan 3 (tiga) buah Tiang Indikator.
3.  Pengawasan / Pengecekan ketegakan Tiang Pancang yang dikerjakan Kontraktor dengan menggunakan alat-alat seperti Theodolit, Mistar Ukur, Benang dan Patok-patok.
   

   ORGANISASI PELAKSANA DILAPANGAN

   1. Pelaksanaan dilapangan dikelola oleh Team Manajemen Konstruksi :
   2. Dipimpin oleh Manager Konstruksi (MK) dibantu oleh beberapa Staf, Pengawas Lapangan dan pembantu-pembantunya
   • Bagian-bagiannya ialah :

   *  Pelaksana

   *  Engineering

   *  Administrasi

   *  Quality Control

   HAL - HAL PENTING YANG PERLU PERHATIAN PADA AKHIR PEMBANGUNAN

   Sebagaimana biasanya, Calon Pengelola sejak tahap perencanaan menempatkan seorang Project Coordinator atau sebuah Team yang memberikan Asistensi teknis (Technical Assistance).

   Project Coordinator bersama Pre- Management Team harus memperhatikan dan minimal melakukan hal-hal berikut :

   1. Pengecekan semua bagian dari bangunan dan fasilitas yang ada
   2. Memeriksa kesiapan perkantoran dan semua fasilitas pendukung kerja Manajemen, Staf dan Karyawan
   3. Testing semua system dan equipments
   4. Pengecekan secara rinci semua instalasi
   5. Serah-terima awal dari para Kontraktor
   6. Mendapatkan dokumen-dokumen ”As Built Drawing”
   7. Mendapatkan dokumen atau copies dari User Manuals dan Operating
   8. Manuals dari semua  equipments dari Pabrik / para Suppliers
   9. Meneliti semua dokumen yang menyangkut Hukum, seperti Peraturan-
   10. peraturan yang berlaku, Perijinan serta Kontrak-kontrak dengan Pihak Ketiga
   11. Melakukan koordinasi ”Trial Operations”
   12. Melakukan ”Soft Opening”
   13. Final Inspection :
               1. Mendapatkan berbagai perizinan (a.l. Surat Izin Usaha Perhotelan)
               2. Mendapatkan berbagai sertifikat ( a.l. Sertifikat Layak Huni)
               3. Surat-surat Keterangan Pemeriksaan oleh Instansi-instansi Terkait
   

   PERSIAPAN PENGOPERASIAN HOTEL

   Pada umumnya Pre - Management Team terdiri dari :

   -  Calon General Manager, 

   -  Calon Chief Accountant / Financial Controller,

   -  Calon Manager Personalia ,

   -  Calon Manager Front Office,

   -  Calon Housekeeper,

   -  Calon Food & Beverage Manager

   -  Calon Chief Engineer.

   Sebelum Trial Operations dan Soft Opening Pre-Management Team harus mempersiapkan hal-hal berikut :

   1. SISTEM PENGELOLAAN DAN QUALITY MANUALS
   2. POLICIES & PROCEDURES
   3. SEMUA FORMS DAN STATIONARIES YANG DIPERLUKAN
   4. JOB REQUIREMENTS, JOB QUALIFICATIONS & JOB DESCRIPTION
   5. MELAKSANAKAN TUGAS AKHIR PERSIAPAN SELURUH STAF DAN KARYAWAN BERIKUT PENEMPATANNYA (RECRUITING, SELECTING, TRAINING PLACEMENTS)
   6. PERATURAN PERUSAHAAN
   7. PERJANJIAN KERJA MASING-MASING KARYAWAN
   8. BUSINESS PLAN ( MARKETING & BUDGET PLAN)

   Pemilik dan Pengelola Hotel harus mengadakan INSPEKSI MENYELURUH (Final)  sebelum Grand Opening, untuk meyakinkan bahwa semua yang diperlukan oleh operations  telah siap, mulai dari:

   Penampilan fisik bangunan berikut Halaman dan Tempat Parkir, Area Publik, Front of the House, Kamar kamar, Fasilitas Food & Beverage, Keseluruhan  Ambience, Berbagai macam Pelayanan, Perkantoran dsb.  

   Back of the House, termasuk Engineering, System Pencegah Kebakaran dan System Pengolahan Limbah serta Fasilitas untuk karyawan.

   EKSTERIOR

   -     Signage

   -      Driveway

   -      Parking Area

   -      Garden & Landscaping

   -      Building Exterior

   -      Main Entrance

   PUBLIC AREAS

   -Interior decorations including Planters & Flowers

   -Lightings

   -Ventilations / AC

   -Lobby & Lounge

   -Public Toilettes

   -House phones

   -Reception / Front Desk / Bell Captain Desk

   -Front Office / Reservations / Computers / Telephone   Operators Room

   -Elevators & Stair case

   -Corridor

   -Bedroom :  Door locks / F.F.& E. / Linen / Stationary

   -Bathroom : Towels / Amenities / Toiletteries

   -Electrical & Electronic appliances

   -Management Offices / SOP & Manuals

   -Receptionists / Reservations

   - Doormen / Bellboys

   -F&B Services & Quality

   -Roomboys / Maids

   - Cashiers

   -Uniforms

   -Café / Restaurants & Bar

   -Room Service

   -Function rooms

   -Catering

   -Kitchen / Preparation Area / Processing Area / Pastry / Butcher

   -Stewarding

   -Stores

   -General Atmosphere

   -Attitude of the Management & Staff

   -Activities

   -Entertainment

   -Employees Lockers

   -Receiving Area

   -Stores

   -Offices

   -Security

   -Time keeping

   -Engineering Office / Store / Workshop / Plant

   -Transportation

    

   PERSYARATAN DASAR TEKNIS OPERASIONAL SEBUAH HOTEL

   1. COMFORT ( Kenyamanan )
   2. INVESTMENT VALUE (Nilai investasi )
   3. DISCIPLINE IN ALL BASIC CRITERIAS (Disiplin dalam semua kriteria dasar)

   ORGANISASI DAN PENGELOLAAN HOTEL

   ORGANISASI  HOTEL

   ORGANISASI sebuah hotel dapat berbeda antara satu hotel dengan lainnya, disebabkan oleh karena lokasinya, kelas/bintangnya, typenya, besar-kecilnya maupun sistim manajemennya.

   Akan tetapi pada umumnya organisasi sebuah hotel terdiri dari kelompok orang-orang yang secara teratur bekerja sama dan bertanggung jawab dalam fungsi atau pengurusan bidang bidang sebagai berikut :

   1. ADMINISTRASI & UMUM
   2. PERSONALIA
   3. KEUANGAN & ACCOUNTING  (Termasuk Purchasing & Store)
   4. PEMASARAN & PENJUALAN
   5. KAMAR-KAMAR, TELEPON & LAUNDRY
   6. MAKANAN & MINUMAN
   7. PEMELIHARAAN & ENGINEERING
   8. SECURITY

   Organisasi bervariasi dari satu hotel kelain hotel, disesuaikan dengan konsep maupun system yang diterapkan oleh Pengelolaanya.

   Untuk hotel yang tergolong kecil dan sedang, bagan organisasinya dapat disederhanakan, antara lain dengan rangkapan tugas dan meniadakan jabatan-jabatan yang tidak perlu.

   Kalau kita memperhatikan Organisasi ditinjau dari segi keuangan dan pelaporannya, maka organisasi hotel dapat dibagi dalam :

   • REVENUE PRODUCING AREAS atau PROFIT CENTERS,
            seperti Front Office, Restoran & Bar, Function Rooms dll.
   • NON REVENUE PRODUCING AREA yang lazim juga disebut COST CENTERS, seperti Administrasi & Umum, Accounting, Human Resources, Security dll.

   PENGELOLAAN (MANAGEMENT) HOTEL

   Management Hotel adalah suatu ilmu terapan, yang dasar-dasarnya bersumber  pada Ilmu management perusahaan pada umumnya ilmu manajemen hotel yang dikembangkan sejak dioperasikannya hotel-hotel modern dipengaruhi oleh cirri-ciri khusus industri perhotelan

   FUNGSI-FUNGSI MANAGEMENT IALAH :

   PLANNING - ORGANIZING ( & STAFFING) – ACTUATING (DIRECTING & MANAGING) – CONTROLLING

   MISINYA ADALAH:

   Memberikan kepuasan tamu-tamu dengan memberikan jasa-jasa pelayanan  akomodasi , makan-minum dan jasa-jasa lain-lain sebaik-baiknya secara komersial, untuk mana diharapkan manfaat dan suatu keuntungan yang wajar.

   MANAGEMENT HANYA DAPAT BERFUNGSI DENGAN BAIK

   Apabila memiliki Organisasi yang memadai, disamping memiliki sumber-sumber daya (resources) berikut :

   1. HUMAN RESOURCES
   2. FINANCIAL RESOURCES
   3. PHYSICAL RESOURCES
   4. MARKETING RESOURCES
   5. INTANGIBLE RESOURCES

   KRITERIA SEORANG GENERAL MANAGER

   Seorang General Manager harus memiliki semua kriteria dasar seorang INTRAPRENEUR , yaitu seorang professional yang berjiwa ENTREPRENEUR , diantaranya ialah yang berikut ini:

   Kemampuan & Kompetensi profesi

   1. Latar belakang pendidikan formal  & vocational  yang  sesuai
   2. Pengalaman kerja sebagai eksekutif dengan sukses
   3. Keahlian &  Ketrampilan dalam bidangnya
   4. Perilaku yang sesuai dalam pariwisata
   5. Problem solving masalah ketenaga-kerjaan
   6. Teknologi modern a.l. Komputerisasi
   7. Mampu menyusun Business Plan
   8. Menguasai, mengontrol dan meningkatkan mutu 6 bidang pokok pengoperasian & pengelolaan hote berikut :
   1. Keuangan & Accounting serta logistik
   2. Pemasaran & Penjualan termasuk net working
   3. Personalia & Umum
   4. Rooms Division
   5. F&B Division
   6. Pemeliharaan & Engineering                          
   Tanggap dan sanggup mengadaptasi ketidak-pastian yang disebabkan  oleh dinamika perubahan  

   Kepribadian:

   1. Sehat jasmani & rohani
   2. Jujur, Disiplin, Kerja keras, Bertanggung-jawab dan Berkarya-nyata
   3. Berbakat sebagai Leader yang bijak
   4. Fokus pada tugas & tanggung jawabnya
   5. Berkelakuan / Punya Reputasi / Citra yang baik
   6. Kreatif & Partisipatif
   7. Kemampuan menciptakan Team Building
   8. Kemampuan dalam bernegosiasi
   9. Komunikatif (termasuk mau mendengar) adaptabilitas terhadap Budaya Perusahaan
   10. Terobsesi oleh Visi  Pendiri Perusahaan (strategic perspective)
   11. Memahami dan mengamalkan apa yang menjadi misi  & goalnya
   12. Komitmen terhadap Misi yang diembannya

   BUSINESS PLAN

   1. Untuk memulai berbisnis, artinya mengoperasikan dan mengelola hotel, diperlukan sebuah rencana pengusahaan, yang lazim disebut Business Plan.
   2. Business Plan ialah Rencana Induk yang dirancang untuk menjalankan usaha dan memenangkan persaingan, dengan mengandalkan sumber-sumber daya yang dimilikinya, tepat waktu dan cocok untuk menghadapi lingkungan eksternal yang berubah-ubah, sehingga dapat memenuhi harapan Pemilik dan Pemegang Sahamnya.
   3. Sumber-sumber daya yang dimaksud antara lain adalah :
   1. Sumber daya fisik
   2. Sumber daya keuangan
   3. Sumber daya manusia
   4. Sumber daya intangible
   4. Pokok-pokok rencana dalam Business Plan itu terdiri dari Marketing Plan dan Budget Plan, yang dalam prakteknya adalah mempersiapkan strategi bagaimana dapat mempertemukan “The Market Needs” dengan “Pencapaian Company Goal”
   
   

HOTEL MARKETING

MENGAPA HARUS MELAKUKAN MARKETING ?

A. Marketing (pemasaran) adalah suatu proses dari sebuah konsep untuk    mempertemukan “the needs and desires/wants” dari pasar dengan “product and services” yang dihasilkan oleh Pengusaha, sehingga terjadi pengalihan kepemilikan(transaction)

1)  Needs (keperluan) manusia bisa saja terbatas, akan tetapi Desires / Wants (keinginan / kemauan) hampir tidak ada batasnya.

2)  Melihat hal tersebut sebagai suatu Opportunity (peluang), maka seorang pengusaha yang  jeli bisa memanfaatkannya dengan membuat Produk-produk serta Jasa yang mungkin cocok dan diperlukan orang banyak untuk dipasarkan, dengan harapan mendapatkan Profit (keuntungan).

B.  Persaingan menuntut setiap hotel, apalagi  yang baru, untuk memiliki keunggulan daya saing (competitive advantages) dalam segala hal, tidak cukup dengan mengandalkan comparative advantages saja.

C.  Pemasaran (Marketing) sering disalah artikan dengan Penjualan (Sales), yang artinya adalah melaksanakan upaya terjadinya transaksi.

KONSEP PEMASARAN

1)   Konsep Pemasaran diperlukan sebagai pemandu untuk pengambilan kebijakan yang bertujuan untuk antara lain :

a.       Merumuskan pasar

b.      Mempelajari kebutuhan dan selera pasar

c.       Meninjau, menyempurnakan dan mengembangkan cara menyesuaikan Produk & Jasa seperti yang dibutuhkan / diminati pasar

d.      Mengembangkan cara menciptakan demand pasar

 

MARKET REQUIREMENT

-  TRENDY

*  INNOVATIVE

-  CHOICE

*  FLEXIBLE

-  QUALITY

*  SUPERIOR 

-  COST & PROFIT

*  EFFICIENT & EFFECTIVE

LEARNING - CONTINUOUS IMPROVEMENT -   CHANGE - SPEED - INNOVATION

 

SIAPAKAH TAMU - TAMU HOTEL

Tamu-tamu hotel bisa terdiri dari wisatawan, pengusaha, pejabat, diplomat, crew pesawat terbang, individu dll.

Setelah diidentifikasi kecenderungan dan kelompok-kelompok tamu yang berbeda-beda, maka Manajemen Hotel akan menentukan pangsa pasar yang tepat dan paling menguntungkan, hal ini disebut melakukan segmentasi.

Segmentasinya pada umumnya dibagi berdasarkan hasil analisis sumber pemasoknya, yaitu 

1.  CORPORATE           : Yaitu tamu-tamu yang   bersumber dari Perusahaan besar-besar 

                                          yang umumnya sudah membuat kontrak tarif dengan discount

2.  GOVERNMENT     : Yaitu para pejabat pemerintah atau tamu  tamu dari pemerintah 

                                        maupun  para pejabat negara lainnya

3.  DIPLOMATS            : Corps diplomatik atau stafnya

4.  TRAVEL AGENTS   : GIT (Rombongan) maupun  FIT(Individu) yang dipasok oleh 

                                          Biro Perjalanan  atas dasar besarnya volume tamu yang dipasok

                                          untuk periode tertentu dapat   diberikan volume discount.

5. AIRLINES                  : Crew Airlines serta Stranded Passengers (Penumpang yang harus

                                          menginap atas biaya Maskapai Penerbangan karena kerusak

                                          pesawat)

6. WALK INS                 : Tamu-tamu yang datang tanpa booking atau reservasi terlebih

                                          dahulu.

7. Tamu hotel juga dapat berasal dari pasokan SALES REPRESENTATIVES (Agents / Perwakilan), dari informasi yang diperoleh dari INTERNET dan berbagai MEDIA, maupun dari CROSS SELLING / RECIPROCITY hasil kerjasama antar hotel-hotel.

8.   Tamu hotel dapat pula dihasilkan oleh  EVENT ORGANIZERS ( disebut MICE BUSINESS ) dan juga mereka yang datang hanya untuk keperluan-keperluan lain tanpa menginap dikamar, seperti menjamu tamu-tamu, sekedar minimum-minum atau makan siang, makan malam dsb.

MUTU PELAYANAN YANG DIHARAPKAN OLEH PARA TAMU

Pelayanan yang responsive (reaksi cepat, efisien, efektif)

1) Tamu disambut dengan hormat, dianggap penting / dihargai, diberikan pertolongan

Pelayanan yang reliable ( dapat diandalkan, dipercaya )

n   

1)       

2)  Tamu mendapatkan pelayanan yang memuaskan, sesuai dengan permintaan dan harapannya

Pelayanan yang memberikan assurance (sistematis dan procedural)

3) Tamu dimengerti, mendapatkan kepastian mutu dan harga produk yang diinginkan

Pelayanan yang memberikan empathy (perhatian, berminat)

4)   Tamu diingat, mendapat pelayanan yang ramah, menarik, bijaksana dan dihormati

Pelayanan yang tangible (Penampilan yang tampak)        

5)   Tamu dilayani dengan tertib, nyaman, penampilan yang rapih seragamnya, peralatan dan perlengkapan yang baik

Pelayanan yang hospitable (Kombinasi yang baik dari Product - Service behaviour  dan Environment )

 BUDGET PLAN

MENGAPA HARUS MEMBUAT BUDGET PLAN ?

A.  Budget adalah target pendapatan dan biaya, yang dirangkum atas dasar asumsi-asumsi yang dihasilkan oleh Marketing Plan, yang akan menjadi pedoman, ukuran keberhasilan maupun sebagai alat pengendali dalam mengupayakan Profit (meningkatkan revenue dan menekan biaya)

B.  Setiap akhir periode tertentu Perusahaan membuat Laporan Keuangan, yang membandingkan Pendapatan & Biaya yang actual dengan Budget yang direncanakan, gunanya ialah untuk meng-assess posisi perusahaan dan sebagai panduan untuk menetapkan tindakan-tindakan apa yang selanjutnya harus dilakukan. Laporan Keuangan tersebut setiap kwartal/semester dievaluasi dan setiap tahun diaudit.

C.  Membuat laporan keuangan diawali dengan Opening Balance  dan Financial Statement

BUDGET PLAN UNTUK PENGELOLAAN HOTEL TERDIRI DARI:

-  OPERATIONAL BUDGET atau PROFIT & LOSS BUDGET

*  Yaitu Anggaran yang langsung berhubungan dengan kegiatan operasional / pengelolaan hotel untuk periode tertentu

-  CASH FLOW BUDGET

*  Yaitu Dana tunai yang diperlukan untuk membiayai Fixed Cost (seperti gaji, Employee Meal,Jamsostek),Variable Cost (seperti Biaya-biaya per Departemen) dan Semi Variable Cost (seperti Listrik, Air, Telpon, PB I, PPh 21 dan 23)

-  CAPITAL EXPENDITURE BUDGET

*  Anggaran untuk pengadaan atau perbaikan Assets yang perlu persetujuan Pimpinan Perusahaan terlebih dahulu